Rekisteri- ja tietosuojaseloste Mustin ja Mirrin Etäeläinlääkäri, Veteva Oy

 

Rekisterin nimi:

Mustin ja Mirrin Etäeläinlääkäri henkilötietorekisteri.

Rekisteriä ylläpitää suomalainen eläinlääkintäyritys Veteva Oy Mustin ja Mirrin Etäeläinlääkäri-palvelun tuottamiseksi.

Noudatamme EU:n tietosuoja-asetusta (GDPR), kun käsittelemme ja tallennamme henkilötietoja.

Voimme tarpeen mukana muuttaa tätä rekisteri- ja tietosuojaselostetta ilmoittamatta siitä etukäteen. Jos muutamme tietosuojaselostetta, ovat muutokset nähtävillä tältä tietosuojaselostesivulta.

Viimeksi muutettu 29.1.2021.

 

Rekisterinpitäjä:

Veteva Oy

Y-tunnus: 3005917-7, toimiala eläinlääkintä

Osoite: PL 122, 02101 Espoo

asiakaspalvelu@veteva.vet

www.veteva.vet

 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

Tallennamme Mustin ja Mirrin Etäeläinlääkärin asiakasrekisteriin henkilötietoja, jotta etänä toimivat eläinlääkärit voivat hoitaa eläinpotilaitaan parhaalla mahdollisella tavalla, noudattaen lakeja ja asetuksia. Tallennamme henkilötietoja, jotta potilastapausta koskeva asiakasyhteydenpito, eläinpotilaan kokonaisvaltainen hoito sekä Asiakkaan laskutus ovat mahdollisia. Voimme käyttää tietoja viestintään sekä tilastollisiin ja palvelun kehittämistarkoituksiin.

Eläinlääkäri tarjoaa eläinlääketieteellistä asiantuntemustaan etäpalvelun keinoin (chat, kuvamateriaali, videoyhteys). Lisäksi eläinlääkärin suositellessa laadukkaita hoitotuotteita ja ruokia edesautamme suositeltujen tuotteitten saatavuutta Mustin ja Mirrin liikkeissä sekä verkkokaupassa. Täten mahdollistuu lemmikin kokonaisvaltainen hoito.

Eläinlääkäriammatinharjoittajalla on velvollisuus noudattaa erinäisiä lakeja säilyttäessään asiakas- ja potilasasiakirjoja.

Laki eläinlääkärinammatin harjoittamisesta

15§

Potilasasiakirjat

Eläinlääkärinammatin harjoittajan on laadittava ja säilytettävä tutkimiaan ja hoitamiaan eläimiä koskevat potilasasiakirjat siten kuin ministeriö tarkemmin säätä

Maa- ja Metsätalousministeriön asetus 6/EEO/2000 Potilasasiakirjojen laatiminen ja säilyttäminen.

3 § Potilaskortistoon merkittävät tiedot ja tutkimustulokset

Potilaskortistoon on merkittävä ainakin seuraavat tiedot:

1) eläimen tai eläinten omistajan ja haltijan nimi sekä yhteystiedot;

2) eläimen tai eläinryhmän tunnistamiseksi tarpeelliset tiedot

…

7 § Potilaskortiston säilyttäminen ja hävittäminen

Potilasta koskevat tiedot on säilytettävä vähintään kolmen vuoden ajan viimeisen eläintä koskevan merkinnän tekemisestä potilaskortistoon.

…

 

Rekisterin tietosisältö:

• Asiakkaan etu- ja sukunimi
• Asiakkaan osoite
• Asiakkaan puhelinnumero
• Asiakkaan sähköpostiosoite
• Asiakkaalle luotu asiakasnumero
• Asiakkaaseen liittyvä muu tekstimuotoinen tieto
• Ajankohdat, jolloin Asiakas on antanut tietoiset suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn, eli hyväksynyt

• • palvelun Käyttöehdot sekä Rekisteri- ja tietosuojaselosteen
  • tietojenluovutussuostumuksen ja tässä Rekisteri- ja tietosuojaselosteessa mainittujen tietojen siirron Musti ja Mirri Oy:n kanta-asiakasjärjestelmästä Mustin ja Mirrin Etäeläinlääkärijärjestelmään Veteva Oy:n hallintaan

• tietojenluovutussuostumuksen ja siitä seuraavan etäklinikan käyntiajankohdan tallentamisen, asiakas- ja potilaskortin tietojen päivityksen sekä tuotesuositustietojen siirron Mustin ja Mirrin Etäeläinlääkärijärjestelmästä Musti ja Mirri Oy:n kanta-asiakasjärjestelmään

Lisäksi tallennamme asiakasrekisteriin potilastietoja, jotta eläinpotilaan hoito on mahdollista.

• Lemmikin nimi
• Lemmikin laji
• Lemmikin rotu
• Lemmikin syntymäpäivä
• Lemmikille luotu potilasnumero
• Lemmikkiin liittyvä muu tekstimuotoinen tieto
• Lemmikkiin liittyvä kuva- tai videomateriaali
• Lemmikkiä koskeva käynti- ja hoito- sekä sairaushistoria

 

Asiakas voi käyttää Mustin ja Mirrin Etäeläinlääkäripalvelussa samaa käyttäjätunnusta ja salasanaa, kuin omassa Mustin ja Mirrin kanta-asiakasprofiilissaan.

Mustin ja Mirrin Etäeläinlääkärijärjestelmään ei koskaan tallenna Asiakkaan salasanaa. Käyttäjätunnusta ei tallenneta varsinaiseen henkilötietokantaan.

 

Säännönmukaiset tietolähteet:

Rekisterinpitäjä tallentaa asiakasrekisteriin Asiakkaan tiedot.

Lisäksi tallennamme Asiakkaan omistaman lemmikin tai lemmikkien tietoja.

Mustin ja Mirrin Etäeläinlääkärin asiakastiedot saamme asiakkaan omalla suostumuksella ja valtuutuksella Musti ja Mirri Oy:n kanta-asiakasjärjestelmästä. Kyseinen suostumus tulee vahvistaa säännöllisin väliajoin.

Voimme saada henkilötietoja myös Asiakkaan itse päivittäminä.

 

Henkilötietojen tallentaminen ja säilyttäminen:

• Rekisterinpitäjä noudattaa EU:n yleistä tietosuojasääntelyä, jonka mukaisesti Rekisterinpitäjä toimii lainmukaisesti ja läpinäkyvästi. Asiakas voi saada kerätyt tiedot itselleen nähtäväksi
• Rekisterinpitäjä kerää vain tiettyyn käyttötarkoitukseen sidottuja tietoja, eikä luovuta tietojasi ulkopuolisille tahoille, ellei siihen ole Asiakkaan nimenomaista suostumusta tai muuta asianmukaista syytä
• Rekisterinpitäjä tallentaa vain tarpeellisen tiedon ja pyrkii aina pitämään tiedot täsmällisinä.
• Rekisterinpitäjä säilyttää tietoa vain sen ajan kuin tieto on tarpeen, jonka jälkeen tieto, joko automaattisesti tai rutiininomaisesti poistetaan, ellei säilytykselle ole Rekisterinpitäjää velvoittavaa lakiin perustuvaa syytä.

 

Asiakastietojen säännönmukaiset luovutukset:

Rekisterinpitäjä ei tee säännönmukaisia asiakastietojen luovutuksia kolmansille osapuolille, yhteistyökumppaneita lukuun ottamatta.

Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön mukaisissa rajoissa tai määräysten niin vaatiessa esimerkiksi väärinkäytösten selvittämiseksi.

Tietoja voidaan luovuttaa esimerkiksi perintäyhtiöille.

Rekisterinpitäjä luovuttaa yhteistyökumppanilleen Musti ja Mirri Oy:lle tiedon asiakkaan asioinnista Mustin ja Mirrin Etäeläinlääkärissä, kun tällä on asiakkuus Musti ja Mirri Oy:llä sekä voimassa oleva tietojenluovutussopimus. Jos Asiakas on päivittänyt asiakastietojaan Mustin ja Mirrin Etäeläinlääkäriin, päivittyvät tiedot myös Musti ja Mirri Oy:n kanta-asiakasjärjestelmään.

 

Potilastietojen luovutus ja käyttö

Emme tee säännönmukaisia, suoria potilastietojen luovutuksia.

Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön mukaisissa rajoissa tai määräysten niin vaatiessa esimerkiksi väärinkäytösten selvittämiseksi.

Luovutamme etäeläinlääkärikäynnin päätteeksi yhteistyökumppanillemme Musti ja Mirri Oy:lle tietoja tietyistä asiakkaalle suositelluista tuotteista, kuten hoitotarvikkeista sekä ruuista.

Kyseiset tiedot säilytetään sekä luovutetaan erillään potilaskäynnin hoitotapahtumasta sekä -historiasta. Musti ja Mirri Oy:lle ei luovuteta potilaan sairaus- tai hoitohistoriaa eikä tuotesuosituksia, jotka koskevat lääkkeitä, apteekkituotteita tai tuotteita, joita ei ole Musti Group Oy:n verkkokaupassa tai liikkeissä.

Hyväksymällä Mustin ja Mirrin Etäeläinlääkärin Käyttöehdot, Rekisteri- ja tietosuojaselosteen sekä Tietojenluovutussopimukset Asiakas hyväksyy sen, että Asiakkaalle suositellut tuotetiedot koskien lemmikille suositeltuja vapaakaupan tarvikkeita ja ruokia, joita myydään Musti Group Oy:n liikkeissä tai verkkokaupassa, siirtyvät Veteva Oy:n järjestelmästä etäeläinlääkärikäynnin päätteeksi Musti Group Oy:lle Musti ja Mirri kanta-asiakasjärjestelmään asiakkaan omaan asiakasprofiiliin. Siellä ne muodostavat asiakkaan toimintaa ja lemmikin hoitoa helpottavan, selkeän kauppalistan.

Jos asiakas on päivittänyt lemmikin tietoja tai lisännyt itselleen uuden lemmikin Mustin ja Mirrin Etäeläinlääkäriin, päivittyvät tiedot myös Musti ja Mirri Oy:n kanta-asiakasjärjestelmään.

Veteva Oy voi hyödyntää anonymisoitua potilasdataa tilastollisiin tarkoituksiin, palvelun kehittämistarkoituksiin sekä tieteelliseen tutkimuskäyttöön.

 

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA alueen ulkopuolelle.

 

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteriä ylläpidetään teknisenä tallenteena salatun tietoliikenneyhteyden kautta salasanoin ja palomuurein suojattuina. Järjestelmään tallennettuihin tietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain tietyt, ennalta määritellyt rekisterinpitäjän henkilökuntaan kuuluvat henkilöt ja alihankkijat.

Rekisteriä ylläpitää teknisesti Veteva Oy.

Veteva Oy:lla on asianmukaiset tekniset ja organisatoriset turvallisuuskäytännöt ja prosessit turvaamassa henkilötietoja häviämiseltä, väärinkäytöltä tai muulta vastaavalta laittomalta pääsyltä.

Rekisteriin sisältyvät henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Rekisterin käyttö on rekisterinpitäjän organisaatiossa ohjeistettu ja henkilörekisteriin pääsy on rajattu siten, että järjestelmään tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät käsiksi ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain ne työntekijät, joilla on työtehtäviensä puolesta siihen oikeus ja jotka tarvitsevat tietoja tehtävässään. Käyttö edellyttää kirjautumista tietojärjestelmään. Henkilötietoja käsittelevällä henkilöstöllä eli eläinterveydenhuollon ammattilaisilla, kuten eläinlääkäreillä on vaitiolovelvollisuus.

Järjestelmä on suojattu suojausohjelmiston avulla. Järjestelmään sisäänpääsy edellyttää kultakin rekisterin käyttäjältä käyttäjätunnuksen ja vahvan salasanan syöttämistä. Palvelinympäristö on suojattu salasanoilla ja asianmukaisella palomuurilla. Palvelimen ja käyttäjän koneen välinen tietoliikenne kulkee salattuna. Lisäksi rekisterinpitäjän tietoverkko ja laitteisto, jolla rekisteri sijaitsee, on suojattu palomuurilla ja muiden teknisten toimenpiteiden avulla. Henkilötietoja sisältävien aineistojen hävitys tehdään tietoturvallisesti.

 

Tarkastusoikeudet ja oikeus vaatia tiedon korjaamista tai poistamista

Asiakkaalla on oikeus saada pääsy henkilötietoihinsa.

Asiakkaalla on oikeus vaatia henkilötietojensa oikaisemista.

Asiakkaalla on oikeus vaatia henkilötietojensa poistamista, kuitenkin ottaen huomioon lain ja asetusten asettamat vaatimukset (esimerkiksi Laki eläinlääkärinammatin harjoittamisesta sekä Maa- ja Metsätalousministeriön asetus 6/EEO/2000 Potilasasiakirjojen laatiminen ja säilyttäminen).

Asiakasrekisterin haltija luovuttaa GDPR-asetusta noudattaen asiakkaalle hänen henkilötietojaan koskevan jäljennöksen ymmärrettävässä muodossa ja aina kirjallisesti. Pyynnöt osoitetaan MustiVetin asiakastiedoissa olevasta sähköpostiosoitteesta lähetettynä osoitteisiin tekninen.tuki@veteva.vet sekä asiakaspalvelu@veteva.vet 

Tai henkilökohtaisesti allekirjoitetulla kirjeellä Veteva Oy, PL 122, 02101 Espoo.

 

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja tässä rekisteriselosteessa mainittuihin tarkoituksiin, ellei toisin ole sovittu rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välillä ja ellei tietojen käsittelyyn ole muuta lakiin, viranomaismääräykseen tai vastaavaan liittyvää perustetta.

Asiakasta saatetaan lähestyä puhelimitse tai sähköpostitse liittyen potilaan eli lemmikin hoitoon.

Esimerkiksi markkinointikieltoja (soitto, painettu suoramarkkinointi, tekstiviesti ja sähköposti) koskevat tietojen korjauspyynnöt osoitetaan Musti ja Mirri etäeläinlääkärin asiakastiedoissa olevasta sähköpostiosoitteesta lähetettynä osoitteisiin tekninen.tuki@veteva.vet sekä asiakaspalvelu@veteva.vet .

Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä asianmukaiselle valvontaviranomaiselle.

 

Oikeus peruuttaa tietojenluovutussopimus

Asiakkaalla on oikeus peruuttaa suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn.

Pyynnöt osoitetaan Musti ja Mirri etäeläinlääkärin asiakastiedoissa olevasta sähköpostiosoitteesta lähetettynä osoitteisiin tekninen.tuki@veteva.vet sekä asiakaspalvelu@veteva.vet

Kun Asiakas on esittänyt pyynnön peruuttaa tietojenluovutussopimus ja Mustin ja Mirrin Etäeläinlääkäri on vahvistanut tämän, emme enää käsittele asiakkaan tietoja, vaan asiakasprofiili jäädytetään. Asiakastietojen jäädytys tehdään kuitenkin ottaen huomion lain asettamat vaatimukset (esimerkiksi Laki eläinlääkärinammatin harjoittamisesta sekä Maa- ja Metsätalousministeriön asetus 6/EEO/2000 Potilasasiakirjojen laatiminen ja säilyttäminen).

Jos asiakastiedot on jäädytetty Asiakkaan omasta pyynnöstä tai johtuen hyväksymättömistä tai puutteellisesti hyväksytyistä Ehdoista tai Tietojenluovutussopimuksista, estyy Mustin ja Mirrin Etäeläinlääkärin käyttö.

 

Päivitetty Espoossa 29.1.2021